Raona te trae una nueva herramienta exclusiva gratuita basada en el método A3 Thinking, uno de las herramientas más utilizadas en Lean IT. Esta metodología aplica el conocido ciclo de Deming o Plan-Do-Check-Act (PDCA), que te permite abordar tus problemas del día a día, analizar sus causas reales y trazar un plan de acción para resolverlos. El A3 Thinking ayuda a las personas a participar en la resolución de problemas de una forma colaborativa, sintetizando y focalizando las ideas para la mejora continua de procesos. 

La mayoría de los problemas que surgen en las organizaciones se tratan de manera superficial, lo que algunos llaman «resolución de problemas de primer orden». Es decir, resolvemos el problema para lograr nuestro objetivo inmediato, pero no abordamos las causas fundamentales del problema para evitar que vuelva a ocurrir. Al no abordar la raíz del problema, encontramos el mismo problema o el mismo tipo de problema una y otra vez, y el rendimiento operativo no mejora. Aplicar el método PDCA estructuramos, analizamos y organizamos la mejora continua dentro de la empresa.

Si ya sabes cómo usar nuestro A4 Problem Solver, puedes descargarlo aquí. Si no, sigue leyendo para conocerlo paso a paso o consulta esta guía sobre la aplicación del método A3 Thinking.

Si quieres saber más sobre este y otro material relacionado con Lean IT, puedes consultar nuestra sección de contenidos aquí.

¿Cómo funciona el A4 Problem Solver?

1. Identificar problema o necesidad

Cuando la forma en que se realiza el trabajo no es la ideal surgen problemas cotidianos que se implantan en los procesos de nuestra actividad laboral se crea una actividad laboral ineficiente.

2. Comprender la situación actual

Observa de primera mano los procesos de trabajo y documenta las observaciones de uno.

Crea un diagrama que muestre cómo se realiza actualmente el trabajo.

Cuantifica la magnitud del problema (por ejemplo, % de entregas de clientes que se retrasan, número de errores informados por trimestre, número de errores de Stock, etc.) y, si es posible, representa los datos gráficamente.

3. Establecer objetivos

Una vez que se comprende completamente la situación actual y se ha desvelado la (s) causa (s) raíz del (de los) problema (s) principal (s), es hora de establecer una serie de objetivos. Los objetivos deben ser la hoja de ruta que acerque tu organización más a lo ideal, o que el proceso sea más eficiente, al abordar las causas fundamentales.

En A3 Thinking, la condición objetivo debe ser un diagrama (similar a la condición actual) que ilustre cómo funcionará el nuevo proceso propuesto.

4. Concreta las causas reales.

Para alcanzar los objetivos, es imprescindible que se conozcan las causas reales del problema. Una técnica que ha probado su eficacia es la de los 5 ¿Por qué?, puedes descubrir su enfoque en este enlace.

El objetivo de esta técnica es determinar la causa primaria de un problema. Así pues la respuesta de la pregunta anterior se convierte en el factor a analizar en la siguiente hasta llegar a la razón primaria.

5. Visualiza la solución.

Dibuja un diagrama del escenario deseado para conseguir los objetivos. Tras este ejercicio serás capaz de obtener una visión global del final del proceso.

6. Acciones: implementación.

Detalla las acciones que se llevarán a cabo para la consecución de los objetivos. Además, no solo se deben detallar las acciones que se llevarán a cabo si no que esta información se debe ampliar con “Quién” la implementará y “Cuándo” se implementará. Gracias a esta casilla el seguimiento de del estado de las acciones será fácil y rápido.

Seguimiento

Un paso crítico en el proceso de aprendizaje de las personas encargadas de solucionar problemas es verificar si realmente se ha entendido la condición actual lo suficientemente bien como para mejorarla.

Por lo tanto, un plan de seguimiento se convierte en un paso crítico en la mejora del proceso.

Una vez te hemos enseñado cómo funciona nuestro A4 Problem Solver, ya puedes descargarlo aquí.

Si quieres saber más sobre este y otros procesos relacionados con el LEAN IT, puedes consultar nuestra sección aquí.