En Raona trabajamos con el objetivo de que las tecnologías que usemos ayuden a las compañías a hacer su día a día más fácil. Por eso, hoy ya estamos trabajando en los nuevos conceptos de lo que será el entorno de trabajo del futuro. La gestión de este entorno flexible y amplio, denominado Digital Workplace Management, implicará que el trabajador no se tenga que preocupar por la ubicación de los contenidos sino que podrá acceder a ellos y encontrar lo que necesite cuando lo necesite. Además, sus herramientas harán sugerencias de contenidos y de interacción con otros usuarios según los últimos movimientos observados.

Hasta no hace mucho, las intranets eran entornos controlables con una serie de reglas y protocolos claros, a través de los que se gestionaban los permisos y se monitorizaba el acceso a la plataforma. En el modelo de Digital Workplace Management todos los contenidos de la empresa se englobarán en un conjunto de repositorios heterogéneos que podrán ser accesibles y controlables por cada miembro de la corporación según su nivel de acceso.

Así, este nuevo Digital Enterprise Governance estará totalmente integrado con la gestión del Digital Workplace y facilitará el acceso y la gestión de información con herramientas ágiles e integradas en el entorno de trabajo. El usuario asumirá la responsabilidad de modificar la política establecida dinámicamente con sólo compartir contenido con las personas interesadas. Será entonces el usuario quien haga evolucionar el proceso de Governance, autorizando y compartiendo la información a medida que sus necesidades evolucionen y sin restricciones de procesos de autorización.

¿Y qué papel debe jugar un responsable de contenidos y seguridad en este modelo? Debe ser capaz de virar de un papel restrictivo a ser un facilitador de contenidos, alguien que supervisa los flujos de comunicación y detecta irregularidades en la actividad de los usuarios pero sin interferir en el día a día. Sólo en el caso de conductas contrarias a la ética de la compañía y sus intereses tomará medidas de alerta o sanción, restringiendo las capacidades a los usuarios conflictivos.

Ir a contracorriente de esta tendencia puede suponer que todo el esfuerzo e inversión que han realizado las compañías para digitalizarse fracase. La razón es que si no se facilita el trabajo ni se crean las herramientas adecuadas para que se pueda trabajar con eficacia en las nuevas dinámicas digitales, por mucho esfuerzo y dinero que se dedique a la digitalización, no se conseguirá que esta funcione. La responsabilidad final recae en el usuario y así se le debe educar.

La idea, en esencia, es que la implantación de las herramientas precisas vaya acompañada de una nueva forma de pensar y de operar en las compañías que sea entendida a nivel general y no exclusiva de un solo departamento. Con este nuevo paradigma se mantiene el objetivo de controlar y evitar que todo crezca de forma caótica, que existan fu- gas y riesgos para la seguridad de la empresa. Pero ya no tiene sentido hacer un plan de gobierno para una aplicación específica, sino que hay que mirar hacia un Governance holístico que cuente con la aportación de todos los usuarios en todos los entornos que usan en su día a día.