Tal y como hemos comentado en anteriores ocasiones, Microsoft Teams es una aplicación de comunicación y colaboración para equipos que permite a todos los miembros acceder a todas las conversaciones, reuniones archivos y notas en un mismo lugar, de una forma abierta.

Teams, es la tendencia imperante y apunta a ser el actor más importante de Digital Workplace en los próximos años, gracias a su gran capacidad de integrar aplicaciones de forma fácil, ya sean del ecosistema de Microsoft, de desarrolladores externos o bien de nuestra compañía.

Para que puedas empezar a hacer un mejor uso de Microsoft y a comunicarte y colaborar mejor, a continuación, te dejamos algunas buenas prácticas generales de esta herramienta:

 

Usa Microsoft Teams para la colaboración interna y evita el correo

Comunícate con tus compañeros usando el chat y los grupos de Microsoft Teams y usa el correo electrónico para una comunicación externa más formal. Así lograremos que todo el equipo esté informado del que está sucediendo en el proyecto.

Reducir el uso del correo electrónico y potenciar Microsoft Teams, es fundamental para mejorar la comunicación interna de tu organización ya que el uso de correo interno es más limitado y hace que la información que quieres compartir vaya de un buzón a otro y sea más difícil compartirla.

 

Envía enlaces en lugar de archivos adjuntos

Colabora con tu equipo y aprovecha la capacidad de co-editar documentos que te ofrece Microsoft Teams para enviar a tus compañeros el enlace del documento para que lo puedan revisar y editar si hace falta. Así, evitaremos muchas versiones del documento con cambios y tener que juntarlas en un documento final.

 

Uso del botón me gusta y de las reacciones

El icono del botón “me gusta” no equivale a una emoción. Utilízalo como equivalente a “lo tengo”, “suena bien” o “está bien”. Así ahorrarás múltiples respuestas innecesarias y molestas para el interlocutor.

El pulgar hacia arriba es bueno para reconocer un mensaje. El corazón, la risa, la sorpresa y la ira, es mejor reservarlos para mensajes y bromas menos formales.

 

crea sólo los equipos necesarios

Antes de crear el equipo, realiza una búsqueda para asegurarte de que no exista un equipo que ya satisfaga las necesidades. De este modo evitarás que existan muchos grupos con la misma finalidad.

 

No sobre invites a las personas a tus teams

Si tu equipo no está trabajando en entregables y el grupo es más informativo, da a los invitados la opción de unirse o no enviando un código de unión para que ellos decidan.

 

Sigue los canales importantes

Configura las notificaciones de los canales que sean más importantes para ti y entérate de todo lo que ocurre.

 

Utiliza los estados como hábito diario

Utiliza los estados para que no te interrumpan si estas ocupado con una entrega. “Disponible”, “Ausente”, “Vuelvo en seguida”, “ocupado”

 

Utiliza las ayudas y shortcuts

Pulsa la tecla / o la @ sobre el buscador para obtener la lista de comandos de Teams. Accediendo a / ayuda podrás ver todos los contenidos de ayuda de Teams. Así sacaras más partido a las opciones que esta herramienta te ofrece.

 

Configura las notificaciones y la privacidad

Tanto si recibes demasiadas como demasiado pocas. Comprueba la configuración de alertas en la app de escritorio móvil. Presta atención a la privacidad. Decide quien puede y quien no hablar contigo siempre.

 

Marcadores

Utiliza los marcadores para poder tener almacenados los mensajes más importantes o aquellos que quieres leer más tarde.

 

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