Nos encontramos en un mercado en el que las herramientas para trabajar, colaborar y comunicarnos son muy diversas, pero a la vez, se tocan en muchos puntos. Esto hace que, en múltiples ocasiones, se nos planteen dudas sobre que herramienta tenemos que usar.

Para resolver esto, en Raona hemos elaborado una serie de consejos que te ayudarán a ¡seleccionar la herramienta que mejor va con tus necesidades!

1. Saber que tengo que hacer

Antes de nada, y como ya es evidente, es importante tener claro que tarea tengo que hacer. Por ejemplo, compartir documentos, chatear, compartir algunos comentarios, hacer una videoconferencia, etc. Una vez tenga claro esto, nos tenemos que plantear el segundo punto.

 

2. Conocer bien el contexto

El contexto nos ayudará a determinar que herramienta tenemos que usar ya que, por ejemplo, no es lo mismo tener que comunicarnos con un compañero de nuestra oficina que con un cliente o un proveedor.

Dentro el Digital Workplace, el contexto viene definido por distintos parámetros que determinan donde se encuentra nuestro interlocutor. Estos parámetros son los siguientes:

• AUDIENCIA ¿Con quien me tengo que comunicar?
• URGENCIA ¿Cuándo?
• TAMAÑO ¿Con cuantas personas me tengo que comunicar?
• PROPÓSITO ¿Porqué me tengo que comunicar?

 

3. Conoce bien tus herramientas.

Para poder escoger que herramienta nos va a ser más útil, tenemos que conocerlas bien, saber  cuáles son sus posibilidades y en que contextos podemos utilizarlas, así lograremos lo que buscamos más rápido y de forma más sencilla.

Onedrive:  Almacena, sincroniza y comparte archivos de trabajo personales y compartidos en Office 365, desde cualquier dispositivo y las modificaciones que haces sin conexión se cargan automáticamente la próxima vez que te conectas.

Teams:  Microsoft Teams es perfecto para el trabajo en equipo, es una aplicación de comunicación y colaboración para equipos que permite a todos los miembros acceder a todas las conversaciones, reuniones, archivos y notas en un mismo lugar, de una forma abierta.

Sharepoint: es una herramienta de comunicación interna pensada para crear y acceder a sitios web utilizados para colaborar, comunicarse, organizar y acceder a información desde casi cualquier dispositivo.

Yammer: es la red social corporativa que permite a los empleados conectarse abiertamente y participar en la organización.

Outlook: es la plataforma que nos proporciona el correo, calendario y los contactos, nos permite reservar salas, seguir la asistencia de las reuniones, y ver la disponibilidad, tanto de los miembros de nuestra organización como de los espacios de reuniones

A pesar de que las definiciones son claras, la frontera no es siempre tan obvia y se nos plantean dudas en algunas ocasiones, por este motivo para poder acabar de determinar que herramienta es la más adecuada, es necesario definir el caso de uso

4. Casos de uso

El caso de uso se determina con el “que quiero hacer” y “el contexto de uso”. A partir de esto, nos surgen 4 escenarios que te los detallamos a continuación:

 

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