Cada vez con más frecuencia, en la eterna transformación digital de las empresas, cobran especial relevancia conceptos como empowerment o engagement, enfocados a los trabajadores de una compañía.

Y es que, bien sea por convencimiento propio o para obtener una ventaja competitiva sobre el resto, las empresas tienen que estar preparadas para acomodar a las futuras generaciones de trabajadores. Los llamados Gen-C, aquellos que llevan en su ADN la colaboración, comunicación o contribución desinteresada -han nacido Twitteando, haciendo selfies con la matrona que atendió su propio parto o posteando en Facebook los biberones que toman-, esperan encontrar un encaje de su modus vivendi con la propia idiosincrasia de las empresas.

Dentro de este nuevo customer journey de los futuros trabajadores al que las empresas tienen la responsabilidad de enfrentarse con nuevas filosofías y herramientas que las soporten, os voy a hablar en este post acerca de cómo impacta la gestión de los flujos de trabajo en las empresas y cómo conseguir que aporten valor a la compañía a través de herramientas específicas de gestión.

En los últimos años, suelo encontrar patrones similares en los clientes con los que trabajo: se suele hablar de un modelo de compañía con un grado de jerarquía variable, en la que existen estructuras y procesos diseñados en modo top-down, pero que, en el día a día, fluyen en modo bottom-up.

Para este tipo de estructuras empresariales, la opción más acertada es diseñar un modelo de gestión basado en herramientas que promuevan la colaboración transversal, la eficiencia y la optimización del tiempo. Ahí es donde todo el universo de nuevas tecnologías -muchas de ellas fruto de I+D aplicada- se convierten en el gran aliado: machine learning aplicado a comportamiento de usuario, big data para sacar todo el jugo a ingentes cantidades de información, o movilidad orientada a procesos tradicionalmente pensados para otros medios.

Derivado de esta situación, en el trabajo diario de cualquier persona existe todo un mundo de tareas corporativas que se asumen como rutinarias, y que ocupan su parcela específica de tiempo: solicitar un móvil, un vehículo, solicitar/aprobar las vacaciones o los gastos de una persona; o más cercano al negocio: validar un presupuesto o solicitar una orden de compra… He conocido empresas en las que, por ejemplo, la simple necesidad de enviar un documento en papel a otra localidad, genera un proceso interno que moviliza a multitud de recursos y personas, especialmente para realizar validaciones intermedias -muchas de ellas innecesarias- durante el proceso, que, si se tradujeran a tiempo y coste, más de uno se llevaría las manos a la cabeza.

Estas actividades, aunque necesarias, obligan a dedicar recursos a la gestión de tareas mecánicas y sin valor, generando un coste de oportunidad muy valioso (y caro). Coste que crece de forma exponencial si hablamos de una gran compañía, por la rigidez que impregna en sus procesos y por la cantidad de personas que están obligadas a llevarlas a cabo. En general, estas tareas no aportan ningún valor al proceso y, sin embargo, se comportan como verdaderos ladrones de tiempo a evitar.

Uno de esos ladrones de tiempo, especialmente en grandes compañías, lo conforman todo el conjunto de flujos de trabajo -procesos, al fin y al cabo- que mantienen conectadas las diferentes áreas de negocio. Entre sí, y con las áreas de gestión. Tradicionalmente, la gestión de esos procesos se llevaba a cabo a través de mecanismos que hoy denominamos primitivos, es decir, a través de formularios en papel, firma manuscrita, archivado físico… Sorprendentemente, hoy en día muchas compañías apenas han evolucionado en este aspecto.

Considero que cualquier actuación que promueva la automatización de la gestión de flujos de trabajo reporta un gran beneficio a las empresas. Está cuantitativamente demostrado. En Raona entendemos esta problemática y parte de nuestro trabajo se centra en impulsar el desarrollo de plataformas capaces de integrar la gestión de múltiples tareas. Capaces también de dar servicio al trabajador incluso si no está sentado en su silla o si su puesto de trabajo no está ligado a una oficina. Hoy en día, es difícil entender una solución tecnológica sin una capa de movilidad integrada que extienda las capacidades de una herramienta a la palma de la mano del usuario.

Fruto de nuestras experiencias en diversos clientes, nace GoFlow!, un motor de gestión de flujos de trabajo empresariales made by Raona capaz de unificar, en una vista común, la gestión de procesos de la compañía de forma ágil e inmediata, aportando transparencia, seguridad y ubicuidad, y dotando al sistema de la inteligencia de negocio necesaria para aportar valor a las partes involucradas.

Además, gracias a este tipo de plataformas, no sólo se cubre la necesidad de la automatización de procesos, sino que, aplicando principios de machine learning, es el propio negocio quien “aprende” de los hábitos de sus trabajadores, detectando patrones de comportamiento que ayuden a mejorar su relación con la compañía. Win-win en toda regla.

En definitiva, en un momento de la historia en el que las empresas persiguen conseguir la mayor eficiencia para su negocio, este tipo de plataformas se plantean como un recurso imprescindible a tener en cuenta.

Permite que GoFlow! trabaje por ti. Y tú, dedícate a aportar valor a tu compañía.