En nuestro reciente artículo sobre las 5 prioridades para el cambio organizativo post Covid-19, donde reflexionábamos sobre los cambios imprescindibles a implementar para mejorar nuestra capacidad de adaptación al nuevo contexto, el primer punto de la lista era necesidad de adaptar los muchos procesos que aún gestionamos en papel a un nuevo ciclo de vida digital que nos permita funcionar sin necesidad de manipular papeles de forma habitual.
Tener que dejar la oficina de un día para otro permite darse cuenta de la cantidad de procesos que aún están basados en el papel. Los documentos impresos siguen ahí esperando en carpetas y archivadores, se almacenan en armarios y no están accesibles cuando son necesarios. Permite darse cuenta de que el cambio no es tan complicado, ya que los departamentos se han reorganizado para trabajar sin ellos en un tiempo récord, pero sin la eficiencia imprescindible en el día a día.
Así pues, se dibujan dos líneas principales de actuación: para aquellos procesos internos que se mantienen en papel, hay que rediseñar el proceso para llevarlo a un sistema de Process Automation, con flujos y formularios que recojan la información contextualizada. Y para los documentos que se reciben en papel de terceros o que deben guardarse por motivos legales, iniciar una estrategia Paperless de digitalización para que todo papel pueda eliminarse y evolucionar hacia un ciclo de vida digital.
Deshazte de los documentos en papel de tu departamento gestionando su ciclo de vida en Office 365
Para facilitar este proceso, Raona ha concentrado el conocimiento adquirido en experiencias reales en clientes que han tenido que realizar este proceso de transición del documento en papel a la gestión digital del ciclo de vida de los procesos documentales. Esto se materializa en Paperless, una metodología de transición de los procesos junta a un conjunto de aceleradores que se configuran en la plataforma Office 365 de Microsoft y que forman parte de la solución de Modern Workplace de Raona.
La digitalización del ciclo de vida de los documentos conlleva no sólo grandes ahorros en costes derivados de papel -impresión, almacenamiento, manipulación, …-, sino que permite rediseñar los procesos para evitar los grandes males que ocasiona: pérdida de información, incumplimiento de normativas de seguridad y GDPR o errores por extravío de papeles. Y eso sin contabilizar la falta de capacidad de seguimiento y análisis necesitando revisiones continuas de pilas de papeles para encontrar lo necesario.
Son numerosos los escenarios de aplicación de este cambio, generalmente vinculados a papeles que recibimos de terceros y que tenemos que gestionar o conservar temporalmente. Es una situación habitual desde Administración -Contratos, Facturas, Albaranes- a Recursos Humanos -Currículums, Certificados, Informes-, pasando por los departamentos de Producción -Auditorías, Documentación Técnica, Entregas-. No se trata de una simple digitalización del papel: rediseñamos todos los procesos relacionados con el documento para garantizar que se realizan de forma eficiente y segura.
Digitalizamos el ciclo de vida de una tipología de documento de tu departamento en un mes y olvídate del papel
Todo esto llega a su fin con nuestra solución de Papeless para Office 365, que en menos de un mes te da todas las herramientas para realizar una transición ordenada de un documento en papel a la gestión digital de su contenido. Te ofrecemos un entorno integrado en tus herramientas Office del día a día, con mejoras fundamentales para la búsqueda, organización y visualización de los documentos. Junto con las extensiones y personalizaciones que integran procesos fundamentales como los de firma electrónica, control de responsabilidad, auditorías de acceso o localización y solicitud de custodia del papel, tu equipo entra en una nueva dimensión de optimización y cambio.
El proyecto se centra en un único tipo de documento, que suele llevar un proceso vinculado que rediseñamos contigo, priorizando las acciones relacionadas y la información que se debe obtener para su gestión. Configuramos el sitio del documento de forma integrada con tu Office 365, definiendo las taxonomías y los elementos de seguridad que garanticen un buen uso de su contenido. Finalmente, después de una fase de transición del papel al nuevo entorno, realizamos la formación y la gestión del cambio para que tus empleados empiecen a trabajar de forma optimizada desde el primer día. Y todo ello, con la posibilidad de adaptar y personalizar los flujos de trabajo a tus particularidades, sin renunciar a las buenas prácticas y a la eficiencia.
Para más información, puedes consultar nuestra página web y solicitar una presentación de nuestra solución para evaluar sin compromiso su encaje con tus necesidades y cuando puedes empezar a trabajar perdiendo de vista esos papeles de tu oficina.