En este Post os queremos resumir la primera ponencia realizada por nuestro Team Leader, Javier Menéndez en el marco del evento. “SharePoint Business Alignment. Alinea tu Sharepoint con tus objetivos de negocio”, realizado el pasado 11 de junio en Madrid y 18 de junio en Barcelona.
SharePoint cuando no se alinea con el negocio
Javier inició la ponencia describiendo los problemas habituales con los que se encuentra una empresa que implanta SharePoint sin unos objetivos y una estrategia clara de crecimiento. Un proyecto de Intranet no se acaba el día de su puesta en marcha. Realmente ese es el día en que realmente empieza.
Es habitual que los usuarios vayan descubriendo poco a poco, y por ellos mismos SharePoint debido a una escasa formación inicial. La estructura de la Intranet va evolucionando a medida que los usuarios la utilizan, sin control ni orden. Al principio la productividad se incrementa exponencialmente comparada con “el mundo antes de la Intranet”, en que los documentos se almacenaban en un servidor de ficheros y se compartían por e-mail.
A partir del primer año aproximadamente, ese incremento de la productividad se va ralentizando a medida que la Intranet crece, ya que cada día es más difícil organizar y encontrar la información. Es lo que en Raona llamamos síndrome de Diógenes documental. También se crean Guetos de información, sobre todo entre departamentos.
Los usuarios al no tener una formación sólida sobre las buenas prácticas de uso de SharePoint y desconocer sus funcionalidades más allá de las básicas, generan información duplicada y una estructura de la información difícil de entender por el resto de usuarios.
A partir del segundo año, SharePoint ha crecido tanto y de manera tan desorganizada que los usuarios empiezan a ver la Intranet como un problema en vez de como una herramienta de productividad. Es en ese punto donde la productividad empieza a decrecer. En el gráfico inicial puedes ver ese “Gap de productividad”. La solución es aplicar un plan de gobierno constituido por políticas, procedimientos y buenas prácticas que alineen SharePoint con los objetivos de negocio de la empresa.
SharePoint Governance
Un Plan de Gobierno de SharePoint es un conjunto de políticas, procedimientos y buenas prácticas alineadas con los principios de negocio de la empresa, con el objetivo de incrementar la productividad mediante el uso efectivo de SharePoint.
Un plan de gobierno consta de tres áreas principales, la gestión de la información y procesos, la gestión de la infraestructura tecnológica y la gestión de los desarrollos. Cada una de estas áreas tiene que dar soporte a la estrategia general de la Intranet.
¿Cómo medir el éxito de SharePoint?
En este punto de la presentación, Javier nos plantea qué deberíamos medir para saber si nuestra intranet tiene éxito. La respuesta es que depende de nuestros objetivos. Si nuestro objetivo es incrementar la colaboración, quizá medir la reducción del número de e-mails con documentos adjuntos podría ser una buena métrica. Si en cambio el objetivo es mejorar la organización de la información, quizá controlar el número de documentos duplicados podría ser una buena métrica.
A continuación os compartimos la presentación completa.
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