La cotidianeidad de nuestros procesos incluyen ineficiencias y despilfarros que, en la mayoría de casos, nos lastran y repercuten en los resultados finales de nuestra actividad. En el siguiente artículo queremos que toméis conciencia de los despilfarros habituales en empresas reales en los principales procesos del Digital Workplace. La aplicación de Lean IT permite avanzar en la optimización de las ineficiencias mediante la formación y un buen uso de la tecnología.
En esta ocasión queremos poner de manifiesto los 8 aspectos que más generan ineficiencia (TIMWOODT) y en qué 3 estados suelen afectar más.
TIMWOOD
Acesso
Colaboración
Análisis
Transportation
Poner en riesgo la seguridad al llevarse datos de la empresa en un USB porqué no tenemos acceso a la información
Enviar un fichero por correo electrónico a todo el equipo en vez de compartirlo en una Intranet
Copiar datos de un Excel a otro para elaborar cálculos para preparar un informe
Inventory
Acumular equipos informáticos en stock por no tener una gestión dinámica remota de recursos monitorizando su uso
Usar un servidor de ficheros para almacenar versiones en vez de gestionar un histórico en la Intranet
Realizar un informe por rutina y almacenar copias por si algún día es necesario recuperarlo
Motion
Tener que ir a la oficina por no poder teletrabajar en cualquier ubicación facilitando la conexión mediante un password único
Tener que desplazarse para una reunión pudiendo realizar una videoconferencia
Requerir acciones presenciales en procesos internos por no tener flujos automatizados con PowerApps
Wait
Tener que introducir el password en cada sistema corporativo por no estar integrados con Azure AD
Tener que esperar a revisar para ver si se ha editado un documento por no recibir alertas
Esperar durante o días a que se procesen los datos para tener los resultados de la empresa en vez de la generación contínua de KPIs
Overproduction
Disponer de servidores sin uso para atender posibles puntas de carga en vez de tener un coste dinámico en el cloud
Generar un exceso de emails sobre una noticia pudiendo comentarlo en un canal de Teams
Recogida de datos masiva sin finalidad concreta ni tenerlos a disposición de los usuarios
Overprocess
Realizar una gestión reactiva de las incidencias y medir la respuesta en vez de focalizarse en las causas de las mismas
Gestionar las tareas mediante correos electrónicos en vez de disponer de un espacio colaborativo para organizar al equipo
Preparar manualmente informes cuando se puede programar la obtención automática de datos
Defects
Tener incidencias por no haber formado correctamente a los usuarios sobre las herramientas
Tener que realizar varias reuniones por no haber compartido la información relevante
Generar información errónea por no poder implementar validaciones de datos con PowerBI
Talent
Programar tareas rutinarias de supervisión y mantenimiento para llenar los tiempos ociosos del equipo
La ausencia de comunicación interna mediante una intranet evita la generación de nuevas ideas y perjudica el engagement
No facilitar automáticament e los indicadores necesarios mediante informes dinámicos para una toma de decisiones adecuada
Si quieres saber más sobre las ineficiencias y cómo el Lean IT puede ayudarte a mejorarlas, te lo contamos en la sección de nuestro blog.